Dosen Pengampu Mata Kuliah SIM di STIE Bank BPD Jateng Bapak Septia Lutfi, S.Kom,M.Kom

SOAL DAN JAWABAN SIM

SOAL DAN JAWABAN UAS SIM

1.      SEBUTKAN DAN JELASKAN 4 TAHAP DALAM DSS

JAWAB :

a)      Tahap Intelligence

Dalam tahap ini pengambil keputusan mempelajari kenyataan yang sering terjadi sehingga dapat mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah yang sedang terjadi, biasanya dilakukan analisis berurutan dari system ke subsistem pembentuknya. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen Pernyataan Masalah.

b)      Tahap Design

Dalam tahap ini pengambil keputusan menemukan, mengembangkan dan menganalisa semua pemecahan yang mungkin yaitu melalui pembuatan model yang bisa mewakili kondisi nyata masalah. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen Alternatif Solusi.

c)       Tahap Choice

Dalam tahap ini pengambil keputusan memilih salah satu akternatif pemecahan yang dibuat pada tahap design yang dipandang sebagai aksi yan palind tepat untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen solusi dan rencana implementasi.

d)     Tahap Implementation

Dalam tahap ini pengambil keputusan menjalankan rangkaian aksi pemecahan yang dipilih di tahap choice. Implementasi yang sukses ditandai dengan terjawabnya masalah yang dihadapi, sementara kegagalan ditandai dengan tetap adanya masalah yang sedang dicoba untuk diatasi. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa laporan Pelaksanaan Solusi dan Hasilnya.

2.      APA TUJUAN DARI DSS

JAWAB :

a)      Membantu menjawab masalah semi terstruktur

b)      Membantu Manajer dalam mengambil keputusan, bukan menggantikannya.

c)      Manajer yang dibantu melingkupi top manajer sampai ke manajer lapangan.

d)      Fokus pada keputusan yang efektif, bukan keputusan yang efisien.

3.      APA KELEBIHAN DAN KEKURANGAN DARI SIM

a)      Kelebihan dari SIM :

ü  Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien.

ü  Memperkenalkan inovasi dalam bisnis Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

ü  Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

b)      Kelemahan SIM :

ü  pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran.

ü  Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada, karena dengan teknologi tersebut perusahaan merasa lebih di untungkan, sehin.

ü  adanya Sistem Informasi Manajemen tersebut membuat ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi Manajemen tersebut, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri.

4.      SEBUTKAN DAN JELASKAN KOMPONEN SIM

JAWAB :

a)      Komponen SIM secara fungsional :

         Sistem administrasi dan operasional

         Sistem pelaporan manajemen

         Sistem database

         Sistem pencarian

         Manajemen data

b)      Komponen SIM secara fisik :

         Perangkat keras

          Perangkat lunak

         Database

         Prosedur pengoperasian

         Personalia pengoperasian

5.      SEBUTKAN KOMPONEN TEKNOLOGI SECARA GARIS BESAR

JAWAB :

Komponen-Komponen Sistem Informasi :

a.      Hardware atau perangkat keras.

2. Software atau perangkat lunak.
3. Basis data yang merupakan suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehing memudahkan pencarian informasi.
4. Prosedur yang merupakan suatu kumpulan aturan yang digunakan untuk mewujudkan suatu  pemprosesan data sehingga menghasilkan output.
5. Brainware yang merupakan otak dari kita sendiri

6.      SEBUT DAN JELASKAN KARAKTERISTIK SIM

a)      Elemen Sistem (elements)

Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian sistem, suatu sistem betapun kecilnya selalu mengandung elemen-elemen.
Dengan kata lain elemen adalah bagian yang terkecil dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi, contoh : pada sistem komputer adalah tombol pada keyboard

b)      Batas Sistem (boundary).

Batas sistem merupakan daerah yang mebatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungnnya lainnya. Batas sistem memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batasan sistem, lingkungan yang membatasi sistem berupa :

-          Personel

-          Peraturan-peraturan

-          Peralatan

-          Biaya-biaya,dsb

c)      Lingkungan Luar (envirounments)

Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi dan dipengaruhi operasi sistem. Contoh : pada sistem komputer, sistem listrik adalah lingkungan luar

d)      Penghubung Sistem (intervace)

Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan subsistem lainnya melalui penghubung. Contoh : kabel pada sistem komputer.

e)      Masukkan Sistem (input)

Masukkan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input Energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi.
 Contoh : energi listrik, sistem software pada sistem komputer.
Signal input Energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
 Contoh : data pada sistem komputer.

f)       Keluaran Sistem (out put)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah meliputi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh: pada sistem computer, informasi keluaran yang berguna ; panas tak berguna. Output, bagian sistem yang berfungsi mengeluarkan informasi (tujuan akhir sistem) berupa

-          Formulir

-          Laporan

-          Tampilan grafik, dsb

-          umpan balik, dapat berupa perbaikan, dsb

g)       Pengolah Sistem (process)

Perubah masukkan menjadi keluaran. Transformasi (Proses), bagian sistem yang memproses input data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima.
       -    pengurutan

-          Penggabungan

-          Pencarian

-          klasifikasi, dsb Contoh : pada sistem komputer merubah data menjadi informasi.

h)      Sasaran atau Tujuan sistem (obyektive/goal)

Sistem bisnis yang tepat tujuan (goal), sistem akuntansi atau subsistem yang lebih kecil maka istilah sasaran (obyektive) lebih tepat. Tujuan sistem, dapat berupa :
- Tujuan ekonomi

Tujuan manusiawi

Tujuan sosial, dsb

7.      JELASKAN SISTEM DETERMINISTIK DAN PROBABILISTIK

JAWAB :

a)      DETERMINISTIK SISTEM

Sistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan/ diketahui dengan pasti. Contoh :

ü  Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.

ü  Sistem penggajian.

b)      PROBABILISTIK SISTEM

Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).  Contoh :

ü  Sistem penilaian ujian

ü  Sistem pemasaran.

8.      JELASKAN SISTEM TERTUTUP DAN SISTEM TERBUKA

a)      Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup),

b)       sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, karena sistem sifatnya terbuka dan tepengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai sistem pengendalian yang baik.

9.      SEBUTKAN SIM YANG MENDUKUNG ELEMEN-ELEMEN FISIK

JAWAB :

a)      Perangkat keras komputer

b)      Perangkat lunak, yang meliputi Perangkat lunak sistem umum, Perangkat lunak terapan umum, dan Program apikasi

c)      Data base (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)

d)      Prosedur

e)      Petugas pengoperasian

10.  SEBUTKAN APLIKASI SIM YANG ANDA KETAHUI DAN KEGUNAAN BUAT APA

JAWAB :

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen :

1.      Transaction Processing Systems

Transaction processing systems (TPS) akan mencatat dan memproses data hasil dari tranksaksi bisnis,contohnya seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan, menghasilkan informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal.
Contoh : gaji karyawan, kuitansi penjualan, formulir pajak dan rekening keuangan.

2.      Process Control Systems 

Process control systems (PCS) yang berfungsi untuk mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer.

3.      Office Automation Systems

Office automation systems (OAS) berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik.
Contoh dari office automation (OA) adalah word processing

4.      Information Reporting Systems

Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. 

5.      Decision Support Systems

DSS adalah sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. 

Contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.

6.      Executive Information Systems 

Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas.

PPT PENERAPAN SISTEM INFORMASI SDM (SIM SDM) DALAM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DI PT APLIKANUSA LINTASARTA

PENERAPAN SISTEM INFORMASI SDM (SIM SDM) DALAM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DI PT APLIKANUSA LINTASARTA

PENERAPAN SISTEM INFORMASI SDM (SIM SDM) DALAM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DI PT APLIKANUSA LINTASARTA

 

Disusun Oleh :

NONNIV FEBRI ASTUTI

1A122096

JURUSAN AKUNTANSI

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI

BANK BPD JATENG

SEMARANG

2015

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat rahmat dan hidayah-Nya, sehingga kami telah menyelesaikan makalah ini sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Tujuan utama penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, yaitu pembuatan makalah mengenai Penerapan Sistem Informasi SDM ( SIM SDM ) dalam Manajemen Sumber Daya Manusia Di PT Aplikanusa Lintasarta 

Meskipun penulis telah berusaha dengan segenap kemampuan, penulis menyadari bahwa laporan ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, segala  kritik dan saran yang membangun makalah ini, penulis harapkan guna perbaikan makalah yang selanjutnya.

Akhir kata, kami berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat dan berguna bagi para pembacanya.

Semarang, 19 Desember  2015

Penulis

Daftar isi

KATA PENGANTAR................................................................................................................  ii

BAB 1 PENDAHULUAN..........................................................................................................  1

1.1              LATAR BELAKANG.........................................................................................  1

1.2              TUJUAN.........................................................................................................  3

BAB 2 PEMBAHASAN...........................................................................................................   4

            2.1       Profil Perusahaan ................................................................................................           4

            2.2       Tujuan Perencanaan PT  Aplikanusa Lintasarta .........................................   4

            2.3       Aspek perencanaan SDM............................................................................    5

            2.4       Sasaran Perencanaan SDM.........................................................................   5

            2.5       Klasifikasi Perencanaan SDM.....................................................................    5

            2.6       Tahapan Dalam Proses Perencanaan SDM...............................................     6

            2.7       Perencanaan SDM yang efektif.................................................................     6

            2.8       Performance Management.......................................................................     8

            2.9       Proses Rekrutmen......................................................................................     8

            2.10     Sistem informasi Kepegawaian.................................................................     10

            2.11     Penggunaan Aplikasi.................................................................................      11

            2.12     Jaringan/Network......................................................................................     13

            2.13     Penggunaan Intranet Oleh Perusahaan....................................................     13

            2.14     Penggunaan Ekstranet Oleh Perusahaan.................................................      14

            2.15     Kebijakan Internet Perusahaan.................................................................     14

BAB 3 PENUTUP......................................................................................................................15

            3.1       KESIMPULAN...................................................................................................15

DAFTAR PUSTAKA...................................................................................................................16

Bab 1

Pendahuluan

1.1  Latar belakang

Perubahan lingkungan yang begitu cepat sebagai dampak langsung globalisasi merupakan sesuatu yang tidak dapat dihindari oleh setiap organisasi jenis apapun, baik organisasi bisnis, organisasi publik maupun organisasi sosial. Oleh karena itu, kondisi tersebut menimbulkan persaingan yang ketat di segala bidang. Agar dapat memenangkan persaingan dan menciptakan organisasi yang memiliki keunggulan kompetitif, maka setiap organisasi dituntut untuk mampu terus beradaptasi terhadap perubahan lingkungan strategis yang sangat cepat serta dituntut untuk mampu menciptakan inovasi-inovasi secara terus-menerus di bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan rekayasa sosial. Salah satu sumber daya yang dimiliki organisasi untuk mendukung hal tersebut adalah pegawai. Oleh sebab itu pegawai atau pegawai tersebut harus dipekerjakan secara efektif, efisien dan manusiawi. Agar kondisi tersebut dapat tercipta, maka organisasi perlu membuat perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) dengan sebaik-baiknya sehingga dapat memenuhi kebutuhan SDM organisasi, baik jangka pendek, menengah maupun jangka panjang. Dengan demikian, organisasi tidak akan mengalami kesulitan dalam memenuhi SDM yang dibutuhkan. Perubahan organisasi dan rencana tahunan / jangka panjang di PT Aplikanusa Lintasarta (Lintasarta)  berdampak banyak terhadap planning SDM . Hal ini merupakan proses yang sering terjadi pada organisasi dan dampaknya perlu diantisipasi dan ditangani secara baik. Artinya perencanaan Sumber Daya Manusia harus dilakukan secara sistematis dan strategis yang berkaitan dengan peramalan kebutuhan tenaga kerja/pegawai dimasa yang akan datang dalam suatu organisasi dengan menggunakan sumber informasi yang tepat, guna penyediaan tenaga kerja dalam jumlah dan kualitas sesuai yang dibutuhkan (Rivai : 2008:36). Data dan informasi yang diperlukan untuk keperluan tersebut, harus dapat disajikan secara akurat, serta dapat dianalisis dengan baik dan benar, sehingga dapat diambil suatu keputusan yangcepat, tepat dan objektif sejalan dengan perkembangan dunia teknologi informasi yang semakincanggih di era globalisasi ini, terknologi informasi dengan menggunakan komputer, telah menyederhanakan tugas menganalisis data dalam jumlah yang sangat besar, dan dapat menjadi bantuan yang tak ternilai dalam manajemen sumber daya manusia. Pada akhirnya dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information System) menurut Rivai (2008:524), adalah prosedur sistematis untuk mengumpulkan, menyimpan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitaspersonalia dan karakteristik-karakteristik organisasinya guna meningkatkan keputusan sumber daya manusia. Berdasarkan pendapat tersebut, maka dengan adanya Sistem Informasi Kepegawaian/ Sumber Daya Manusia yang tertata dengan baik, organisasi bisa mendapatkan informasi apa saja yang berkaitan dengan pegawai. Manfaatlainnya bagi pengelolaan manajemen SDM adalah semua program mulai dari perencanaan Sumber Daya Manusia, rekrutmen, pengembangan pegawai, pengembangan karir sampai dengan program pensiun dapat dilaksanakan dengan optimal dan tepat sasaran. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia haruslah dirancang untuk menyediakan informasi. Informasi yang dikehendaki pada umumnya meliputi tepat waktu, akurat, ringkas, relevan, lengkap. Sistem Informasi Kepegawaian efektif sangat membantu pengambilan keputusan bagi manajer/pimpinan organisasi dalam manajemen Sumber Daya Manusia yang sehat.

Pengambilan keputusan perencanaan sumber daya manusia merupakan proses penentuan untuk menetapkan strategi memperoleh, memanfaatkan, mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan sekarang dan pengembangannya di masa mendatang (Nawawi, H :2008). Keputusan-keputusan Sumber Daya Manusia yang sehat salah satunya adalah didasari pada tersedianya informasi Sumber Daya Manusia yang baik dan berkualitas. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia patut disediakan bagi manajer Sumber Daya Manusia dan manajer-manajer lini lain dalam perusahaan, sehingga dengan demikian akan memfasilitasi pengambilan keputusan.

Sistem informasi Kepegawaian (SIPEG) yang dimiliki PT Aplikanusa Lintasarta sekarang ini merupakan pengembangan dan perbaikan yang telah ada sebelumnya. Pertama kali SIM SDM PT Aplikanusa Lintasarta dibangun pada tahun 1997 belum terpadu dan belumterintegrasi antar unit, sehingga data yang dihasilkan belum sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Kemudian pada tahun 2005 dikembangkan SIM SDM (HUMANIS  – Human Information System) yang lebih terpadu dan terintegrasi bahkan dapat diakses melalui internet. Pada saat ini SIM SDM (HUMANIS  – Human Information System) telah dapat digunakan untuk banyak hal dalam manajemen SDM, yaitu antara lain menghasilkan informasi mengenai kepegawaian dimana setiap data dapat diproses dan dihasilkan dengan cepat serta dapat dijadikan informasi yang akurat, lengkap dan up to date yang dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan Pimpinan di PT Aplikanusa Lintasarta. Berdasarkan hal tersebut, maka salah satu masalah utama yang dihadapi adalah bagaimana cara pengelolaan Sistem Informasi Kepegawaian yang baik,sehingga dapat mempengaruhi perencanaan SDM agar memperoleh SDM yanglebih baik. Untuk itu sangat penting, menarik dan menantang bagi penulis untuk memaparkan proses perencanaan dan Sistem Informasi Kepegawaian di PT Aplikanusa Lintasarta.

1.2  Tujuan

Tujuan dibuatnya makalah ini adalah :

a)      Menjelaskan proses perencanaan SDM di PT Aplikanusa Lintasarta

b)      Menjelaskan Sistem Informasi Kepegawaian di PT Aplikanusa Lintasarta.

BAB 2

PEMBAHASAN

2.1       Profil Perusahaan

                PT Aplikanusa Lintasarta (Lintasarta) berdiri pada tanggal 4 April 1988. Dengan pengalaman sebagai sebuah perusahaan yang bergerak pada Jasa Komunikasi Data dan Jasa Nilai Tambah di Indonesia untuk semua sektor industri, pelanggan Lintasarta saat ini telah mencapai lebih dari 1400 perusahaan dengan lebih dari 15000 jaringan yang meliputi layanan jasa Frame Relay, Sambungan Data Langsung (SDL), VSAT IP, VPN MultiService, dan lain-lain. Pada awal berdirinya Lintasarta, perusahaan ini memiliki misi untuk membangun teknologi informasi khususnya di segmen perbankan nasional. Lintasarta bekerjasama dengan Bank Indonesia dalam mengimplementasikan Sistem Pelaporan Perbankan yang otomatis melalui media elektronis. Lintasarta juga mempelopori penggunaan jaringan ATM (Anjungan Tunai Mandiri) BERSAMA dimana setiap terminal ATM BERSAMA yang dimiliki oleh sebuah Bank dapat digunakan juga oleh pelanggan Bank lainnya yang tergabung sebagai anggota ATM BERSAMA.Lintasarta menyadari bahwa telekomunikasi merupakan aspek terpenting dalam mendukung pertumbuhan teknologi informasi dalam sektor perbankan. Saat ini Lintasarta memiliki kantor di 44 kota di Indonesia, dan menancapkan dirinya sebagai perusahaan yang terhandal di industrinya. Lintasarta terkenal sebagai perusahaan yang mengedepankan kualitas dan service kepada pelanggan. Pemegang saham dari Lintasarta saat ini mayoritas dimiliki oleh Indosat disusul dengan Yayasan Kesejahteraan Karyawan Bank Indonesia, Perbanas, dan lain-lainnya. Menyadari pentingnya pengelolaan SDM yang akan dapat mendukung perusahaan maka dalam pelaksanaan hariannya sistem informasi menjadi sangat mendesak.

2.2          Tujuan Perencanaan PT  Aplikanusa Lintasarta

 Tujuan dari perencanaan SDM yang dilakukan di Lintasarta  yakni untuk memastikan bahwa sejumlah tenaga kerja dalam jumlah tertentu, yang dibutuhkan oleh perusahaan telah memenuhi persyaratan, dan telah tersedia pada suatu kurun tertentu. Hal ini tentunya diselaraskan dengan rencana / target yang akan berdampak pada kebutuhan resource lainnya seperti finansial, alat kerja , kapasitas produksi dan tentunya jumlah SDM yang akan menjalankan fungsi-fungsi tersebut. Rencana penjualan biasanya disusun sebelum memasuki tahun anggaran, biasanya pada bulan Nopember – Desember.

2.3       Aspek perencanaan SDM

Aspek-aspek yang biasanya menjadi perhatian untuk perencanaan adalah  aspek kuantitas SDM yang tepat , aspek kualitas SDM yang tepat , aspek waktu dan posisi yang tepat, aspek perhatian terhadap tujuan individu maupun tujuan perusahaan  secara maksimal. Peran IT sangat besar dalam aspek perencanaan SDM ini, terutama berdasarkan info kepegawaian bagi para pimpinan seperti produktifitas perpegawai, turn over pegawai, biaya perpegawai, prestasi pegawai, kompetensi pegawai. Info-info yang sifatnya high level dan diperlukan oleh pimpinan perusahaan terjabarkan dalam suatu dashboard performansi produktifitas pegawai.  Mengingat kantor Lintasarta tersebar di berbagai lokasi tanah air , maka fasilitas intranet sangat mendukung aktifitas tersebut

2.4       Sasaran Perencanaan SDM

Dengan diadakannya perencanaan terhadap SDM maka sasaran yang ingin dipenuhi, yakni: berkurangnya biaya yang dikeluarkan, perencanaan SDM dan perencanaan strategik , dasar bagi efektivitas MSDM, dan rekrutmen.

2.5       Klasifikasi Perencanaan SDM

Berdasarkan ruang lingkup:

– Manpower Planning (perencanaan tenaga kerja secara menyeluruh pada aspek

MSDM)

– Manpower Programming (perencanaan tenaga kerja yang bersifat detail) merupakan

implementasi dari manpower planning

Pentingnya perencanaan SDM di Lintasarta  dibagi menjadi 3 yaitu :

a)      Dilihat dari kepentingan individu : Untuk mengetahui rencana ketenagakerjaan agar dapat mengembangkan karier, mengingat seluruh fungsi memiliki tingkat kompetensi yang berbeda.

b)      Dilihat dari sudut kepentingan Perusahaan : Membantu manajemen untuk mendayagunakan sumber daya manusia yang ada, sehingga perusahaan mampu meningkatkan efisiensi dan produktifitasnya.

c)      Dilihat dari kedudukan sebuah rencana :

                                          Rencana membimbing ke arah sukses

                                          Memungkinkan perusahaan melakukan penyesuaian dengan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi.

                                          Mengharuskan manajemen untuk menetapkan tujuan yang hendak dicapai

                                          Untuk melakukan pengawasan yang efektif.

2.6       Tahapan Dalam Proses Perencanaan SDM

Tahapan-tahapan yang dilakukan oleh Lintasarta  dalam proses perencanaan SDM, yakni:

                  Perencanaan permintaan dan ketersediaan tenaga kerja

                   Peramalan tentang kelebihan ataupun kekurangan tenaga kerja dan kompetensinya

                  Sasaran dan rencana strategi

                  Implementasi, dan

                  Evaluasi

2.7       Perencanaan SDM yang efektif

Dalam mengimplementasikan perencanaan SDM tersebut beberapa hal yang menjadi perhatian khusus perusahaan adalah :

1. Pemahaman seluruh jajaran pimpinan terhadap makna perencanaan SDM secara komprehensifdan bersikap supportif.
2. Ada komunikasi yang harmonis antara bagian SDM dengan fungsi manajemen lini lainnya.
3. Perencanan SDM terintegrasi dengan perencanaan keseluruhan perusahaan.
4. Perencanaan SDM dimulai dari pendayagunaan secara efektif dan efisien (optimal) terhadap SDM yang sudah dimiliki dan hanya akan menambah atau merekrut SDM dari luar apabila ternyata terdapat kekurangan SDM untuk melaksanakan tugas-tugas pokok perusahaan dan adanya kesenjangan kompetensi yang tidak bisa ditutupi oleh SDM yang saat ini tersedia.
5. Beberapa hal  lainnya yang penting untuk bisa menciptakan situasi dan planning SDM yang baik adalah dibentuknya :

                                          Skill Inventories

Data dari pendidikan, pengalaman, minat, dan ketrampilan, yang dapat memberikan petunjuk kepada manajemen untuk secara cepat mengisi lowongan jabatan sesuai dengan latar belakang pegawai

                                          Replacement Charts

Daftar dari pemegang jabatan saat ini dan personil yang potensial jika ada lowongan pada jabatan tersebut.

                                          Succession Planning

Proses untuk mengidentifikasi, mengembangkan dan melacak individu-individu kunci untuk posisi tertentu

            Disamping itu beberapa hal penting lain dalam perencanaan SDM di perusahaan adalah terkait dengan  :

                                          Career Management

Termasuk di dalamnya Rotasi, Promosi, dan Demosi. Hal ini dilakukan untuk memberikan refreshing bagi organisasi agar dapat secara rutin memonitor dan mempertahankan level produksi yang harus berjalan.

                                          Training and Development

Training / pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan atau keterampilam pegawai agar dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan yang saat ini mereka hadapi. Sedangkan development / pengembangan lebih seperti peningkatan keterampilan dalam jangka panjang. Karena di Lintasarta  saat ini yang terbanyak adalah terkait day to day activities, maka penekanan training lebih kepada hardskill yag langsung dapat diterapkan pada pekerjaan hariannya.

2.8       Performance Management

 Secara umum manajemen kinerja memiliki 3 tujuan yaitu:

                                          Tujuan Strategik Mengaitkan kegiatan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pelaksanaan strategi tersebut perlu mendefinisikan hasil yang akan dicapai, perilaku, karakteristik pegawai yang dibutuhkan untuk melaksanakan strategi, mengembangkan pengukuran dan sistem feedback terhadap kinerja pegawai

                                          Tujuan Administratif Menggunakan informasi manajemen kinerja khususnya evaluasi kinerja untuk kepentingan keputusan administratif, penggajian, promosi, pemberhentian pegawai dll.

                                          Tujuan pengembangan

            Dapat mengembangkan kapasitas pegawai yang berhasil di bidang kerjanya, pemberian training bagi yang berkinerja yang tidak baik, penempatan yang lebih cocok. Peran IT dalam perencanaan SDM ini sangat besar dan sangat mempermudah para user untuk bisa dengan cepat menggunakan , mengimplemantasikannya dan membantu dalam percepatan pengambilan keputusan yang diperlukan.

2.9       Proses Rekrutmen        

Proses umum yang dilakukan oleh Lintasarta  dalam melakukan proses adalah sebagai berikut:

                              Identifikasi jabatan/posisi yang lowongan dan jumlah tenaga yang diperlukan.

Kebutuhan SDM muncul dari adanya job analysis yang dikaitkan dengan perencanaan target penjualan dan operasional perusahaan. Jika sumber internal tidak bisa memenuhi baik dari sisi jumlah maupun kompetensi maka proses rekrutmen eksternal biasanya dilakukan.

                              Menentukan kandidat yang tepat

Pada saat kebutuhan muncul maka ditentukan job spesification untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

                              Proses rekrutmen yang paling tepat untuk memenuhi posisi yang dibutuhkan

Pelaksanaan proses dilakukan dengan melalui beberapa tahapan dimana dalam pelaksanaannya ditentukan dulu media apa yang akan digunakan untuk mendapatkan sumber SDM yang dibutuhkan.

 Berbagai media dan cara bisa dilakukan antara  lain :

1. Iklan di media massa
2. Pembukaan lowongan di lembaga pendidikan
3. Iklan terbuka di media sosial / internet
4. Informasi dari internal perusahaan (employee referrals)

            Selama ini yang paling banyak dilakukan adalah melalui perekrutan langsung di lembaga pendidikan. Hal yang dijelaskan ini adalah untuk pemenuhan dengan metoda eksternal. Apabila pemenuhan dilakukan dengan melihat kandidat dari internal maka biasanya dilakukan melalui mekanisme rotasi/promosi pegawai.

                              Menyaring dan menyeleksi kandidat

Beberapa tahapan yang dilakukan pada penyaringan dan seleksi adalah melalui tahap :

1. Persyaratan administrasi, biasanya rasio untuk proses selanjutnya akan dipilih tiga orang dan nantinya akan dipilih satu yang terbaik.
2. Wawancara dengan pimpinan unit kerja pengguna
3. Pelaksanaan test psikologi
4. Wawancara tahap II
5. Test Kesehatan

                              Penawaran kerja

Apabila calon pegawai telah melalui tahapan seleksi maka kepada yang bersangkutan akan ditawarkan kontrak kerja yang biasanya untuk pegawai akan dikontrak selama satu tahun terlebih dahulu dan umumnya menjadi Pegawai Kerja Waktu Tertentu (KKWT) terlebih dahulu.

                              Memonitor

Setelah diterima sebagai pegawai , maka performasi yang bersangkutan akan dimonitor dengan dilakukan evaluasi pertriwulanan. Hal ini juga sangat penting untuk rencana karir pegawai dimasa yang akan datang.

Dengan adanya proses seleksi yang komprehensif sebagaimana diterangkan diatas , diharapkan SDM yang unggullah yang bergabung dengan perusahaan.

 2.10    Sistem informasi Kepegawaian

            Sesuai dengan uraian pembahasan diatas dalam aktifitas sistem kepegawaian dan pengembangan sistem SDM yang mendukung target perusahaan maka Lintasarta telah menerapkan penggunaan aplikasi dan penggunaan jaringan.

Beberapa aplikasi yang digunakan antara lain :

1. Aplikasi Man Power Planning
2. Aplikasi Rekrutmen
3. Aplikasi Training and Development
4. Aplikasi Remunerasi
5. Aplikasi Operasional Kepegawaian
6. Business Application Report

Adapun penggunakan jaringan meliputi :

1. Pengunaan Intranet
2. Penggunaan Ekstranet
3. Penggunaan Internet

2.11     Penggunaan Aplikasi 

Lintasarta mengimplementasikan system informasi SDM dengan penggunaan beberapa aplikasi terkait dengan sistem informasi SDM / Humanis .  Untuk dapat menggunakan aplikasi ini maka diterapkan security input agar tidak sembarang orang dapat mengakses aplikasi tersebut.

                              Aplikasi Man Power Planning

Dalam aplikasi ini perusahaan membuat aplikasi yang berkorelasi dengan strategi perusahaan terutama terkait dengan rencana anggaran biaya SDM, rencana jumlah headcount SDM yang akan direkrut, rencana training untuk mendukung kinerja perusahaan, rencana maintenance SDM sampai threatment kepada SDM yang akan memasuki masa pensiun.

                              Aplikasi Rekrutmen

Aplikasi ini mendukung proses perekrutan yang dilakukan oleh Lintasarta. Setelah diinformasikan kepada khalayak tentang adanya kebutuhan SDM melalaui berbagai media seperti Koran, iklan di kampus atasu di web tertentu, maka pelamar dapat secara langsung melakukan input lamaran dengan mengisi form yang telah tersedia. Data yang diinput dalam form lamaran harus dilengkapi dengan data pendukung lainnya seperti surat lamaran , ijazah resmi , sertifikasi pendukung dan dokumen lainnya yang menjadi persyaratan untuk suatu lamaran.Data yang diinput ini selanjutkan akan tersimpang dalam database perusahaan dan apabila kandidat diterima sebagai pegawai maka data tersebut akan terus digunakan hingga masa pensiun tiba. Jadi data yang diinput haruslah lengkap dan benar.  Proses input data ini sementara ini dilakukan secara offline.

                                             ·            Aplikasi Training and Development serta Career Path Employee.

Aplikasi lainnya yang digunakan adalah aplikasi yang terkait dengan rencana training pegawai. Pada saat penyusunan anggaran, masing-masing pimpinan unit kerja diminta untuk mengisi form rencana tahunan training staf yang ada dalam suatu unit kerja. Selain itu jika training dirasa perlu dilakukan diluar jadwal tahunan yang telah direncanakan pada awal tahun, maka dapat dilakukan pengajuan training insidentil dengan pengajuan melalui form training insidentil.Pengaturan training yang tertata baik, memudahkan proses pelaksanaan dan evaluasi program training secara keseluruhan. Evaluasi training penting dilakukan mengingat training yang sifatnya teknikal sangat berdampak secara langsung terhadap kegiatan yang akan dilakukan oleh peserta training.  Sementara bagi pimpinan sangat bermanfaat dalam mengevaluasi talent dan kompetensi yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas pekerjaan. Informasi terkait dengan peningkatan kompetensi yang bersumber dari data training dan development pegawai tentunya dimanfaatkan oleh perusahaan sebagai media untuk perencanaan karir yang bersangkutan.

                                             ·            Aplikasi Remunerasi

Aplikasi utama yang mendukung day to day activity di SDM adalah aplikasi remunerasi, dimana aplikasi ini mendukung proses pembayaran hak-hak pegawai seperti pembayaran gaji bulanan, uang THR, uang cuti , uang penggantian kesehatan dan fasilitas lain yang diberikan oleh perusahaan kepada pegawai.

                                             ·            Aplikasi Operasional SDM

Aplikasi SDM lain yang digunakan adalah aplikasi opersional dimana aplikasi ini memuat informasi mengenai pribadi data pegawai, pendidikan dan ketrampilan , riwayat jabatan, kehadiran, SK kepegawaian, Appraisal Report dsb.

                                             ·            Business Application Report

Aplikasi ini memberikan laporan penting yang sifatnya berupa resume aktifitas perusahaan dan salah satunya terkait dengan masalah kepegawaian. Penting bagi pimpinan untuk dapat menerima laporan secara real time terkait dengan produktifitas pegawai, penyerapan biaya pegawai, turn over pegawai.

 2.12    Jaringan/Network

Untuk network dibagi menjadi 3 bagian yaitu : intranet, ekstranet dan internet.

2.13     Penggunaan Intranet Oleh Perusahaan

            Terkait dengan data SDM , Intranet yang digunakan  hanya bisa diakses oleh pegawai/pimpinan perusahaan adapun informasi yang dapat diakses di dalam intranet mencakup hanya data pegawai perusahaan. Bentuk intranet dirancang sebagai Enterprise Information Portal yaitu sebuah interface dan integrasi intranet yang berbasis web dan teknologi lainnya yang memungkinkan pemakai intranet dapat mengakses data SDM yang dikehendaki. Misalnya pegawai yang ingin mengetahui progress pengajuan reimbursement pengobatannya, atau mengetahui record kehadirannya serta info penting lainnya yang secara terbatas hanya bisa diakses sesuai dengan kewenangannya. Untuk koordinasi dengan sesame internal perusahaan , dan untuk memudahkan koordinasii internal dikembangkan juga email internal perusahaan. Kebijakan intranet di  Lintasarta . mencakup aplikasi penggunaan intranet di dalam perusahaan, dimana aplikasinya dapat dilihat dalam dua aspek sebagai berikut:

                              Komunikasi dan Kolaborasi

Intranet yang dikembangkan di  perusahaan  memungkinkan terjadinya electronic collaboration system diantara pengguna intranet sehingga memungkinkan pegawai dapat menggunakan PC atau NC workstation untuk mengirim dan menerima e-mail, fax dan paging. Dengan demikian, penggunaan intranet membuat komunikasi di perusahaan menjadi lebih efektif sehingga bisa memungkinkan terjadinya transfer knowledge antar pegawai. Dari sisi biaya, penggunaan intranet untuk komunikasi juga membuat biaya yang dikeluarkan perusahaan menjadi lebih kecil. Teknologi intranet yang digunakan  Lintasarta . adalah teknologi yang berbasis wide area national  network termasuk didalamnya TCP/IP client dan server networked. Teknologi yang digunakan juga mencakup hardware dan software terkait seperti web browser dan server suites, HTML web publishing serta network management. Teknologi intranet perusahaan ini juga mencakup teknologi security berupa firewall server management, penggunaan password untuk akses masuk ke intranet, peng-enkripsian pesan dan penggunaan virtual private network.

2.14     Penggunaan Ekstranet Oleh Perusahaan

Ekstranet adalah perluasan dari intranet perusahaan sehingga memungkinkan pengguna dari luar kantor. Secara umum, teknologi yang digunakan relatif sama yang berbeda adalah teknologi keamanannya dimana pada ekstranet teknologi keamanan ini sedikit lebih longgar dibandingkan intranet.

2.15     Kebijakan Internet Perusahaan

            Di  Lintasarta , internet merupakan sebuah media untuk mempublikasikan informasi mengenai produk dan perusahaan dan sebagai media komunikasi untuk berbagai kepentingan termasuk untuk kebutuhan info terkait SDM yang bisa diakses, contohnya untuk pembukaan lowongan. Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) pada setiap kegiatan penyelenggaraan organisasi tidak dapat dihindari. Oleh sebab itu penerapan TI dan komunikasi di dalam  Lintasarta  merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat ditawar-tawar lagi, dalam rangka mendukung pertukaran data dan informasi serta penyaluran informasi secara cepat, akurat dan aman. TI berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi, membantu memperbaiki kualitas dan berbagai jenis layanan yang diberikan.

BAB 3

PENUTUP

3.1       KESIMPULAN

Implementasi sistem informasi SDM di Lintasarta  telah diterapkan sistem informasi kepegawaian dengan baik dimana hal ini sangat mendukung kepada tujuan perusahaan. Penggunaan Sistem Informasi SDM sebagai tools yang membantu untuk pengambilan keputusan sudah berlangsung dengan baik, sekalipun ada beberapa hal yang memang harus disempurnakan. Aplikasi yang menunjang adminstrasi harian terkait kepegawaian sudah hampir semuanya diinput dalam sistem dan menghasilkan informasi – informasi penting berupa report yang ter-generate oleh sistem yang diperlukan oleh pengambil keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

Beishon R.J.; Information Flow and Manager’s Decision, Official Journal, London,

England, 1980

Bernardin, H. John, Joyce E.A. Russel; Human Resource Management, An Experiential

Approach, Mc Graw-Hill, Inc., USA, 1993

Craig, Robert L (ed); Te ASTD Training & Development Handbook : a Guide to

Human Resource Development (ed. 4th) Mc Graw Guidw- Hill, America,

1996.

Darma, S; Manajemen Kinerja Falsafah Teori dan Penerapannya, Pustaka Pelajar,

Yogyakarta, 2005.

Davis, Keith; Human Resources and Personnel Management, New York –

McGraw- Hill, 1995

Dessler, G; Human Resource Management (Tenth Edition), PT Indeks, Jakarta,

2006

http://indarto45e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/01/29/penerapan-sistem-informasi-sdm-sim-sdm-dalam-manajemen-sumber-daya-manusia-di-pt-aplikanusa-lintasarta/